01 Júl

A 20 legfontosabb tudnivaló az e-mail etikáról

Írni? Nem írni? Ha igen, akkor mit? Mikor? Hogyan? Mennyi idő alatt válaszolj? Mik a legfontosabb tartalmi és formai követelmények az üzleti e-mailekkel kapcsolatban? Lefogadom, Te is rengeteg üzleti levelet kapsz és küldesz naponta. Mégsem vagy biztos abban, hogy mindent a netikett szabályai szerint teszel? Figyelj, összegyűjtöttük a legfontosabb tudnivalókat!

1. Az egyik elő, és legfontosabb lépés: mindig töltsd ki a tárgymezőt! Ne célozgass, ne ködösíts, hanem adj az üzenetnek egy frappáns címet. A lényeg a figyelemfelkeltés, hisz naponta rengeteg e-maillel árasztják el az üzletemberek/asszonyok postaládáit. Ha nem tűnik fontosnak, érdekesnek a levél, nagy valószínűség szerint a címzett ki sem nyitja, esetleg elodázza az olvasást. Akár egy mondatban össze is foglalhatod a mail tartalmát. Ha több fontos dologról van szó benne, rövid felsorolás is lehet a tárgy. Ha meghívót küldesz, akkor jó, ha az tartalmazza az esemény nevét, idejét.

2. Minden e-mailt üdvözléssel kezdj. Ügyelj a megfelelő megszólításra! A címzett neve, titulusa legyen mindig pontos. Inkább kérdezz rá telefonon, ha nem vagy benne biztos. A levél végén ne felejtsd el az üdvözlettel/köszönettel/tisztelettel formulát!

3. Ha olyan félnek írsz e-mailt, akit még nem ismersz, a levél elején mutatkozz be. Amennyiben nem vagy biztos abban, hogy emlékszik rád, idézd fel, hol találkoztatok.

4. Az e-mailben törekedj a lényegre, regényírói vénádat nem itt kell bizonyítani. A lehető legtömörebben fogalmazz, kerüld a hosszú mondatokat, hisz nem mindenki szeret a gép előtt görnyedve olvasni. A bonyolult, terjengős levelektől sokan már az első ránézésre megijednek. Épp ezért előfordulhat, hogy csupán átfutja az illető, és a fontos dolgok felett átsiklik.

5. Mindig világosan, tárgyilagosan fogalmazz, mert a levelet könnyű félreérteni. Egész mondatokat írj, ne hagyj félbe gondolatokat, ne csapongj.

6. Ha reagálsz egy korábbi e-mailre, idézd pontosan az előzményt. Ezen ne változtass semmit, és tedd idézőjelbe. Így kiküszöbölheted az esetleges félreértéseket.

7. Minden üzleti e-mailre illik 24 órán belül válaszolni. Ha nincs lehetőséged az összes kérdést rögtön körbejárni, akkor is jelezd, hogy megkaptad az üzenetet, és a lehető legrövidebb időn belül részletesebben is reagálsz.

8. Bánj óvatosan a hangulatjelekkel és a rövidítésekkel. Egy üzlettársnak, főnöknek ne küldj szívecskéket, smiley-kat, mert dob egy hátast, ráadásul nem vesz komolyan. A felkiáltó- és kérdőjelek halmozása is zavaró. A rövidítésekkel pedig nincs mindenki tisztában.

9. Aláírásod legyen automatikus, és tartalmazza a fontosabb elérhetőségeidet: tüntesd fel a cégnevet, a telefonszámot, és a weboldalt is. Ezzel időt takarítasz meg, ráadásul partnered könnyebben fel tudja veled venni a kapcsolatot akár telefonon is.

10. Ha választ írsz, reagálj a feladó minden kérdésére, különben véget nem érő levelezésbe keveredhetsz, vagy idegessé teheted partneredet.

e-mail

 11. Minden üzleti e-mailt olvass át elküldés előtt, méghozzá a levél befejezése után néhány perccel. Nem tüntet fel jó színben, ha az üzenet hemzseg a helyesírási hibáktól, esetleg látszik rajta, hogy összecsaptad. Gondold át az egész levelet a címzett szemszögéből is.

12. A mellékletek számát mindig tüntesd fel! Ha túl nagy vagy sok a  csatolás, feltétlenül tömörítsd. Partnered nem biztos, hogy szeretni fog, ha egy pillanat alatt megtöltöd a postaládáját.

13. Ügyelj, hogy a továbbküldött e-mailek ne hemzsegjenek felesleges karakterektől. Ha túl hosszú lenne az előzmény, akár dokumentumként is csatolhatod. Kerüld a továbbküldős leveleket és a vicces maileket is!

14. Fordíts nagy figyelmet a tagolásra, a bekezdésekre, a legfontosabb gondolatokat emeld ki (lehetőleg ne túl rikító színnel, inkább félkövér vagy dőlt betűkkel)! A túl sok kiemeléssel semmit sem érsz el. Sokat segíthet, ha a fontos gondolatokat megszámozod. Továbbá átláthatóság szempontjából a gondolatjel használata is remek megoldás.

15. A díszes betűtípusok olvasása nehézségeket okozhat, így ezeket kerüld! Ugyancsak nem ajánlott mindent nagybetűvel írni.

16. Soha ne használj mintás hátteret, mert az is nehezíti az olvasást.

17. Kerüld a sablonos válaszokat. Fontos, hogy partnered érezze, figyelsz rá. Épp ezért néhány személyes gondolatot bátran becsempészhetsz a levelezésbe.

18. A „válasz mindenkinek”, illetve a “titkos másolat” funkciót kerüld, amikor csak lehet. Keltsd azt a látszatot, hogy a címzett nagyon fontos személy, és csak neki szól az üzenet. Ha másoknak is ugyanazt a levelet akarod elküldeni, jobb, ha külön címzed meg a mailt.
* Volt olyan fejvadász, akit azért küldtek el az állásából, mert túl buzgón nyomogatta a „válasz mindenkinek” funkciót. Ha összekevered a „válasz” és a „válasz mindenkinek gombokat”, rendkívül kellemetlen élményekben lehet részed. Egész biztos, Te is kaptál már ilyet és hozzá a magyarázkodást, „bocs, nem Neked akartam küldeni.” Az üzleti életben ez nagyon kínos.
( Forrás: http://hvg.hu/tudomany/20111213_valasz_nindenkinek)

19. Ne használd a céges e-mail fiókot személyes kommunikációra, és túl bizalmas információt se közölj e-mailben. Nem biztos, hogy az olvassa el a levelet, akinek szántad. Ráadásul egyes munkaadók nyomon követik a beosztottak levelezéseit. Ciki lenne, ha a főnököd e-mailben szembesülne azzal, hogy mennyire utálod, esetleg így értesül arról, hogy babát vársz.

20. Használj vírusirtót és azt frissítsd is rendszeresen. Rém kellemetlen lenne, ha egy általad küldött e-mail fertőzné meg leendő üzleti partnered rendszerét.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük