29 Júl

Markup: Text Alignment

Default

This is a paragraph. It should not have any alignment of any kind. It should just flow like you would normally expect. Nothing fancy. Just straight up text, free flowing, with love. Completely neutral and not picking a side or sitting on the fence. It just is. It just freaking is. It likes where it is. It does not feel compelled to pick a side. Leave him be. It will just be better that way. Trust me.
Read More

01 Júl

A 20 legfontosabb tudnivaló az e-mail etikáról

Írni? Nem írni? Ha igen, akkor mit? Mikor? Hogyan? Mennyi idő alatt válaszolj? Mik a legfontosabb tartalmi és formai követelmények az üzleti e-mailekkel kapcsolatban? Lefogadom, Te is rengeteg üzleti levelet kapsz és küldesz naponta. Mégsem vagy biztos abban, hogy mindent a netikett szabályai szerint teszel? Figyelj, összegyűjtöttük a legfontosabb tudnivalókat!

1. Az egyik elő, és legfontosabb lépés: mindig töltsd ki a tárgymezőt! Ne célozgass, ne ködösíts, hanem adj az üzenetnek egy frappáns címet. A lényeg a figyelemfelkeltés, hisz naponta rengeteg e-maillel árasztják el az üzletemberek/asszonyok postaládáit. Ha nem tűnik fontosnak, érdekesnek a levél, nagy valószínűség szerint a címzett ki sem nyitja, esetleg elodázza az olvasást. Akár egy mondatban össze is foglalhatod a mail tartalmát. Ha több fontos dologról van szó benne, rövid felsorolás is lehet a tárgy. Ha meghívót küldesz, akkor jó, ha az tartalmazza az esemény nevét, idejét.

2. Minden e-mailt üdvözléssel kezdj. Ügyelj a megfelelő megszólításra! A címzett neve, titulusa legyen mindig pontos. Inkább kérdezz rá telefonon, ha nem vagy benne biztos. A levél végén ne felejtsd el az üdvözlettel/köszönettel/tisztelettel formulát!

3. Ha olyan félnek írsz e-mailt, akit még nem ismersz, a levél elején mutatkozz be. Amennyiben nem vagy biztos abban, hogy emlékszik rád, idézd fel, hol találkoztatok.

4. Az e-mailben törekedj a lényegre, regényírói vénádat nem itt kell bizonyítani. A lehető legtömörebben fogalmazz, kerüld a hosszú mondatokat, hisz nem mindenki szeret a gép előtt görnyedve olvasni. A bonyolult, terjengős levelektől sokan már az első ránézésre megijednek. Épp ezért előfordulhat, hogy csupán átfutja az illető, és a fontos dolgok felett átsiklik.

5. Mindig világosan, tárgyilagosan fogalmazz, mert a levelet könnyű félreérteni. Egész mondatokat írj, ne hagyj félbe gondolatokat, ne csapongj.

6. Ha reagálsz egy korábbi e-mailre, idézd pontosan az előzményt. Ezen ne változtass semmit, és tedd idézőjelbe. Így kiküszöbölheted az esetleges félreértéseket.

7. Minden üzleti e-mailre illik 24 órán belül válaszolni. Ha nincs lehetőséged az összes kérdést rögtön körbejárni, akkor is jelezd, hogy megkaptad az üzenetet, és a lehető legrövidebb időn belül részletesebben is reagálsz.

8. Bánj óvatosan a hangulatjelekkel és a rövidítésekkel. Egy üzlettársnak, főnöknek ne küldj szívecskéket, smiley-kat, mert dob egy hátast, ráadásul nem vesz komolyan. A felkiáltó- és kérdőjelek halmozása is zavaró. A rövidítésekkel pedig nincs mindenki tisztában.

9. Aláírásod legyen automatikus, és tartalmazza a fontosabb elérhetőségeidet: tüntesd fel a cégnevet, a telefonszámot, és a weboldalt is. Ezzel időt takarítasz meg, ráadásul partnered könnyebben fel tudja veled venni a kapcsolatot akár telefonon is.

10. Ha választ írsz, reagálj a feladó minden kérdésére, különben véget nem érő levelezésbe keveredhetsz, vagy idegessé teheted partneredet.

e-mail

 11. Minden üzleti e-mailt olvass át elküldés előtt, méghozzá a levél befejezése után néhány perccel. Nem tüntet fel jó színben, ha az üzenet hemzseg a helyesírási hibáktól, esetleg látszik rajta, hogy összecsaptad. Gondold át az egész levelet a címzett szemszögéből is.

12. A mellékletek számát mindig tüntesd fel! Ha túl nagy vagy sok a  csatolás, feltétlenül tömörítsd. Partnered nem biztos, hogy szeretni fog, ha egy pillanat alatt megtöltöd a postaládáját.

13. Ügyelj, hogy a továbbküldött e-mailek ne hemzsegjenek felesleges karakterektől. Ha túl hosszú lenne az előzmény, akár dokumentumként is csatolhatod. Kerüld a továbbküldős leveleket és a vicces maileket is!

14. Fordíts nagy figyelmet a tagolásra, a bekezdésekre, a legfontosabb gondolatokat emeld ki (lehetőleg ne túl rikító színnel, inkább félkövér vagy dőlt betűkkel)! A túl sok kiemeléssel semmit sem érsz el. Sokat segíthet, ha a fontos gondolatokat megszámozod. Továbbá átláthatóság szempontjából a gondolatjel használata is remek megoldás.

15. A díszes betűtípusok olvasása nehézségeket okozhat, így ezeket kerüld! Ugyancsak nem ajánlott mindent nagybetűvel írni.

16. Soha ne használj mintás hátteret, mert az is nehezíti az olvasást.

17. Kerüld a sablonos válaszokat. Fontos, hogy partnered érezze, figyelsz rá. Épp ezért néhány személyes gondolatot bátran becsempészhetsz a levelezésbe.

18. A „válasz mindenkinek”, illetve a “titkos másolat” funkciót kerüld, amikor csak lehet. Keltsd azt a látszatot, hogy a címzett nagyon fontos személy, és csak neki szól az üzenet. Ha másoknak is ugyanazt a levelet akarod elküldeni, jobb, ha külön címzed meg a mailt.
* Volt olyan fejvadász, akit azért küldtek el az állásából, mert túl buzgón nyomogatta a „válasz mindenkinek” funkciót. Ha összekevered a „válasz” és a „válasz mindenkinek gombokat”, rendkívül kellemetlen élményekben lehet részed. Egész biztos, Te is kaptál már ilyet és hozzá a magyarázkodást, „bocs, nem Neked akartam küldeni.” Az üzleti életben ez nagyon kínos.
( Forrás: http://hvg.hu/tudomany/20111213_valasz_nindenkinek)

19. Ne használd a céges e-mail fiókot személyes kommunikációra, és túl bizalmas információt se közölj e-mailben. Nem biztos, hogy az olvassa el a levelet, akinek szántad. Ráadásul egyes munkaadók nyomon követik a beosztottak levelezéseit. Ciki lenne, ha a főnököd e-mailben szembesülne azzal, hogy mennyire utálod, esetleg így értesül arról, hogy babát vársz.

20. Használj vírusirtót és azt frissítsd is rendszeresen. Rém kellemetlen lenne, ha egy általad küldött e-mail fertőzné meg leendő üzleti partnered rendszerét.